10 Vragen Vooraf

In de context van een ziekenhuis moet er soms snel gehandeld worden, gecontroleerd (want vanuit het protocol) maar wel adequaat (want er kan een leven op het spel staan). Dat geldt zeker voor de SEH, de OK en de IC, voor de acute zorg en voor de crisisorganisatie, maar waarschijnlijk voor veel meer afdelingen in ziekenhuizen.

Tegen projectmanagers in zorgorganisaties zou ik echter willen zeggen “Think before you start to run!”. Weliswaar hebben projecten een tijdelijk karakter, maar voordat iedereen door elkaar begint te rennen is het verstandig om eerst goed na te denken en 10 vragen te stellen:

1.     Wat is het doel van het project?

2.     Waar moet het project toe leiden?

3.     Moet dit project nu worden opgestart en uitgevoerd, kan het ook later?

4.     Waar is het project van afhankelijk?

5.     Welke expertise is er nodig voor dit project?

6.     Is de expertise beschikbaar voor dit project?

7.     Kan er voldoende tijd besteed worden aan dit project?

8.     Wat moet het project opleveren?

9.     Wanneer moet dit project klaar zijn?

10. Wat gaat er mis wanneer dit project (nu) niet wordt uitgevoerd?

Het is aan te raden om over bovenstaande vragen eerst goed na te denken, alvorens te gaan ‘rennen’. Er zijn diverse templates beschikbaar om te helpen met het stellen van de juiste vragen voorafgaand aan de kick-off van het project.

Het Zorg Project Canvas van de NZpm is een goed hulpmiddel, evenals de Project Charter die in veel ziekenhuizen al wordt gebruikt. Het document hoeft niet langer te zijn dan 1 of 2 A4’tjes, maar het verdient absoluut de aanbeveling om – als projectmanager solo, of samen met het beoogde projectteam – even de rust te nemen om na te denken over de verschillende aspecten van het project, teneinde met een duidelijke opdracht en een helder beeld van start te gaan, en de grootste kans te hebben op het behalen van het beoogde projectsucces. Dat geldt zowel voor de positieve aspecten zoals benodigde expertises en tijd, als de meer negatieve aspecten zoals potentiële risico’s, afhankelijkheden en knelpunten.

Projectuitvoering kan een manier zijn om snel resultaten te boeken, ook in een ziekenhuis, maar van te voren goed nadenken en een plan maken is niet alleen cruciaal voor een OK-team, maar ook voor een projectteam in de zorg.

© 2024, Daniël Jolink, Programma manager / Portfolio ambassadeur bij het UMC Utrecht. Hij schrijft zijn bijdragen in het kader van stichting Projectmanagement in de Zorg op persoonlijke titel.